Cofnij Zarządzanie firmą jakie to proste… cz.1 2010-03-13 06:45:13

W ostatnich latach zauważany jest trend doboru odpowiedniego oprogramowania dla wielkich przedsiębiorstw w celu usprawnienia komunikacji w firmie. Małe firmy posiadające 1-10 pracowników radzą sobie bez takiego oprogramowania wyśmienicie, lecz większe mogą mieć problemu z ułożeniem grafika na cały dzień przez cały miesiąc dla każdego z pracowników.

No tak, niektórzy zadadzą pytanie „Nasza firma jest duża i radzimy sobie, wszystko kończymy w terminie, więc po co nam takie oprogramowanie?”. To czy takie rozwiązanie jest niezbędne zależy od charakteru firmy. Jeśli jest to średniej wielkości firma składająca np. Meble(podwykonawstwo), to większość pracowników odpowiedzialna jest za złożenie wszystkich elementów w całość, w takim wypadku każdy pracownik będzie miał świadomość tego co trzeba zrobić na jakim etapie, bo praca jaką wykonuje jest cykliczna. Codziennie realizuje te same etapy, które wypełniają cały plan godzinowy.

Przyjrzymy się teraz podobnej firmie, lecz nie będzie ona podwykonawcą tylko producentem takich mebli. Na samym początku nie ma jeszcze produktu do wykonania jest on planowany.

Strategia planowania określa się ze względu na okres realizacji:

  • Plan > 5lat (strategiczne działanie firmy)
  • Plan ok. 2-5 lat (długoterminowe działanie firmy, jako element działania strategicznego)
  • Plan ok. ¼-1 lat (średnioterminowe przygotowujące do działania długoterminowego)
  • Plan ok. 1-3 m-c (drobne zadania dla firmy)
  • Plan dzienny (plan dla każdego pracownika)


Działania wykonywane na etapie planowania projektu:

  • Określenie kierunku rozwoju firmy jak i przeszkolenia zawodowego pracowników niezbędnych do realizacji pewnych etapów projektu.
  • Określenie zadań do wykonania na cały okres realizacji projektu.
  • Oszacowanie całkowitego budżetu niezbędnego do realizacji wszystkich założeń. Można wielkość budżetu podzielić na 3 etapy (pozytywny, negatywny, neutralny). Każdy z tych etapów będzie miał na uwadze różne scenariusze:
    1. Neutralny (koszt będzie określony poprzez podliczenie wszystkich wydatków na każdym z etapów po stawkach określonych w czasie planowania)
    2. Pozytywny (koszt określony dla sprzyjającego scenariusza „Wszystko jest po naszej myśli”, koszty nie uległy zmianie, a wręcz uległy obniżeniu)
    3. Negatywny (koszt określony dla niezamierzonych wydatków, które mogą się pojawić podczas realizacji poszczególnych etapów )
  • Wyznaczenie czasu realizacji każdego z zadań. Duża część etapów będzie uzależniona od siebie (tworzenie ścieżki krytycznej), dlatego wyznaczenie realnych terminów ma znaczący wpływ na ewentualne opóźnienia całego projektu.
  • Określenie zysków i strat oraz dodatkowych inwestycji po realizacji projektu (wypuszczeniu na rynek gotowego produktu)
  • Ewentualne wyznaczenie podwykonawcy dla niektórych zadań lub zatrudnienie specjalistów.
  • Stworzenie wstępnego planu marketingowego dla danego produktu, usługi.
  • Podjecie planu w przypadku strategii odwrotu. (dopasowanie produktu do zapotrzebowania na rynku lub minimalizacja kosztów przy wycofaniu z projektu)

Sposób planowania w każdej firmie przebiega odmiennie, lecz można dostrzec wspólne elementy.

Planowanie w dużych i małych firmach:

  • W małej firmie planowaniem zajmuje się menedżer lub właściciel firmy. Do danego projektu przydzielona jest większość pracowników i tylko jedno zadanie jest realizowane w danym czasie. Kolejne może być planowane w czasie realizacji obecnego, lecz będzie wykonywane dopiero po jego zakończeniu.
  • W dużym przedsiębiorstwie planowaniem zajmuje się konkretny zespół. W tym samym czasie może być planowane i realizowane kilka projektów jednocześnie. Firma posiada dużo pracowników i są stworzone 2 zespoły. Jeden z nich planuje, drugi zajmuje się realizacją ustalonych zadań.


Dlaczego warto planować?:

  • Lepsze wykorzystanie dostępnych zasobów w przedsiębiorstwie.
  • Określenie mocnych i słabych stron przedsiębiorstwa.
  • Tworzenie relacji między ludźmi pracującymi przy projekcie.
  • Motywacja do pracy przy projekcie („Podnosi morale”). Duża rola przywódcy zespołu.

Dobrze zaplanowany projekt jest świadectwem wysokich kompetencji zespołu oraz wyróżnieniem dla przywódcy grupy. Szef takiego zespołu „Leadership” musi pamiętać, by na każdym kroku podejmować inicjatywy także te związane z wysokim ryzykiem, samodzielnie organizować działania i przede wszystkim być realistą.

Początki planowania bardzo dużego projektu.

Mamy już wybrane lidera grupy oraz dobrany odpowiedni zespół, czas teraz skupić się na narzędziach wspomagających pracę całego zespołu. Możemy wybrać wśród programów komercyjnych jak i darmowych. My skupimy się na tych drugich.

 Co takiego powinien posiadać program do wspomagania pracą zespołu:

  • Tworzenie etapów i zadań im podległym z wyszczególnieniem czasu realizacji oraz pełnego ich opisu.
  • Przechowywanie najważniejszych dokumentów.
  • Nadzorowanie czasu pracy zespołu.
  • Przydział i balansowanie zadań dla osób.
  • Kalendarz wydarzeń, zdań.
  • Przypomnienia zadań (np. email, sms)
  • Tworzenie prywatnych i publicznych notatek.


Dostępne darmowe rozwiązania:

Wśród dużej ilości dostępnych rozwiązań, moją uwagę zwróciły 3 najbardziej dojrzałe. Każde z nich zostanie dokładnie omówione w kolejnych artykułach.

Druga część artykułu

Marcin Kossak

Biuro Rachunkowe Kaweccy Będzin Sosnowiec Katowice
Agnieszka Kawecka
ul. Podwale 2, Będzin
tel: 509 050 305

BUCHALTER Biuro Rachunkowe
Joanna Oszczudłowska
ul. Szopena 25a/4l, Rzeszów
tel: 668 445 784

Best Concept
Marta Buzalska
ul. Redlowska 52, Gdynia
tel: +48 58 732 90 72

Audit Management
Katarzyna Nowak
ul. Zaolziańska 3, Warszawa
tel: (22) 253 22 43
Regulamin serwisu
© 2007-2018 Wszelkie prawa zastrzeżone.